La contabilidad es tu amiga, ¡ahorra en sustos!

por Miriam Bustos

El emprendedor inicia su travesía

Cuando el emprendedor decide iniciar un proyecto o empresa a partir de su idea, sabe que tendrá que luchar contra los elementos y que tendrá una ardua tarea por delante.

Tendrá hecho su plan de negocio y probablemente conozca el sector en el que tendrá que navegar su empresa. Partirá de unos recursos limitados o muy limitados, y es consciente de que tiene que empezar a rodar y conseguir clientes y ventas.

La contabilidad, esa obligación molesta

Probablemente optó por crear una sociedad, pues una de las ventajas es que tendrá limitada su responsabilidad, a diferencia del empresario o comerciante individual, que responde con sus bienes presentes y futuros. La desventaja es que tendrá que presentar los libros al registro mercantil.

Hacer la contabilidad, esa molestia. Así, decidirá encargar a una asesoría ese servicio, y que ya de paso le presente los impuestos trimestrales, como el IVA, retenciones, etc. Es normal. Al principio el negocio no da para tener un departamento administrativo financiero.

Representación de contabilidad y crecimiento representado por monedas y brotes

El síndrome del hombre orquesta. Empiezan los sustos

Si nuestro héroe, el emprendedor, con mucho esfuerzo empieza a tener éxito, se le multiplicarán las funciones, tareas y micro-tareas. Vamos, lo que solemos conocer como el síndrome del hombre orquesta. Y los números de cobros e ingresos que tenía en la cabeza, empezarán a tener vida propia.

En especial, todos los trimestres, cuando su cuenta prácticamente se vacíe al pagar sus impuestos. Se pondrá lívido y empezarán los sudores cuando, unos días, o una semana antes, como mucho, su asesor le diga cuánto le ha salido el IVA y retenciones, entre otros.

Y entonces empezará a preguntarse si de verdad está ganando dinero. Y echará de menos no tener a mano el instrumento que puede darle la respuesta: La Contabilidad. Siempre y cuando esté actualizada, claro.

Representación de crecimiento a través de contabilidad

Números a tiempo y en casa

Tener la contabilidad externalizada no sirve a estos propósitos en la gran mayoría de los casos. Porque las asesorías tienen que tener muchos clientes para que la actividad sea rentable, y ya tienen bastante con llegar al plazo que le marca Hacienda. Además, también dependen de la agilidad con la que reciban facturas y estados bancarios por parte de sus clientes, que no siempre es la deseada.

Por otro lado, la persona de la asesoría que “pica” la contabilidad, no suele saber con exactitud el carácter de ciertos gastos que son propios de esa actividad, porque no está dentro de la empresa y porque no tiene por qué conocer ese sector.

Reloj monedas y brotes representando contabilidad y crecimiento

La contabilidad y la imagen fiel de nuestro negocio

El resultado es que tenemos una contabilidad que sirve para llevarla al Registro, pero que no nos da una imagen fiel, ni nos proporciona la información cuando la necesitamos: saber cómo ha ido el mes anterior la primera semana del mes siguiente, para ver si hay que tomar medidas más agresivas de cara al trimestre.

Poniéndonos en el mejor de los escenarios, que la contabilidad externalizada sí que refleje la imagen fiel, habrá otras dudas que resolver, como,

  • ¿Puedo tener un estudio de necesidades de tesorería para no pillarme los dedos cada trimestre?
  • ¿Son mis márgenes los correctos?
  • ¿Necesito financiación o me basta con vender más?
  • ¿Hay alguna manera de reducir costes sin que afecte a nuestros bienes y servicios?
  • Las tensiones de tesorería, ¿son porque no tengo beneficios?
  • Y, de verdad, ¿podré descansar en algún momento?

Para solucionar todo esto no hace falta contratar un Director Financiero, si es que la empresa de nuestro emprendedor no ha llegado todavía a ese momento.

Alguien que arroje luz

Basta que venga alguien que arroje luz, analice la situación e instaure nuevos procesos y más ágiles. Si esa es tu situación, nos encantará apoyarte , porque en Muchas Luces ayudamos a emprendedores.

Ya sabes que hay que adaptar tu empresa al RGPD

El  25 de mayo cambia la ley de protección de datos. ¿Estás preparado para adaptar tu empresa al RGPD?

Adaptar tu empresa al RGPD es una prioridad. Nuestra actual Ley de Protección de Datos fue de las últimas en llegar. Sin embargo, hizo un gran trabajo  exigiendo gran rigor en el tema del tratamiento de datos. Tanto es así, que muchos juristas opinan que el actual Reglamento Europeo que entra en vigor el próximo 25 de Mayo está inspirado en ella.

El Reglamento General de Protección de datos ha dado una serie de pautas para las empresas que manejan datos. Y será de obligado cumplimiento el próximo día 25. El asunto está en que es un Reglamento de la Unión Europea, y es por tanto un marco a partir del cual los estados tendrán que desarrollar sus leyes. Eso significa que algunos conceptos no están completamente desarrollados. Y en España, a día de hoy, la ley todavía no se ha adaptado a ese Reglamento, ni parece que por el momento sea una prioridad para el Legislador.

Así, por ejemplo, la emisión del consentimiento por parte del usuario tiene que ser de manera expresa o por “actos inequívocos”. ¿Significa eso que hay que recabar el consentimiento a los usuarios que reciben nuestra newsletter, de nuevo?  y  ¿con un botón que diga “Acepto”?

O si ya nos enviaron su consentimiento expreso hace unos meses, ¿tenemos que recabarlo otra vez? ¿O basta con informarles ampliamente como se utilizan sus datos, y volverles a recordar que si no desean recibir nuestro boletín de noticias pueden darse de baja en cualquier momento?

La cuestión no es baladí, porque de la base de datos de muchos negocios, sobre todos los digitales, dependen muchísimo de los mailing con ofertas y novedades que mandan a sus clientes.

Muchas veces los clientes no contestarán al email que recaba otra vez su consentimiento. No porque no quieran aceptar, si no quizá por olvido o despiste. ¿Nos obliga ello a prescindir de su correo electrónico? Esto reduciría drásticamente las bases de datos de pequeños ecommerce.

Es muy importante hacer un esfuerzo por adaptar tu empresa al RGPD. La parte buena es que tu base de datos estará llena de contactos de primera calidad.

Sanciones muy elevadas

Si a eso le unimos que las sanciones de la Agencia de Protección de datos pueden ser elevadísimas, no hay lugar a dudas de que es un asunto que tenemos que tener bien cubierto en nuestra empresa. Dichas sanciones son  capaces de cerrar un negocio si se aplican con su máxima dureza.

Otra de las novedades es la creación del Documento de Seguridad de la empresa, que describe el protocolo y medidas a seguir en este campo, y nombra al Delegado de Protección de Datos, la persona que velará por el cumplimiento de lo establecido en el Documento de Seguridad, entre otras cosas.

¿Tiene tu empresa preparado el Documento de Seguridad?

En Muchas Luces contamos con un colaborador de excepción en esta materia, que en los últimos años se ha ido convirtiendo en referente en materia digital. Si crees que necesitas ayuda en este tema, llámanos y te ayudaremos a cubrir esta parte de tu proyecto. Contáctanos

RGPD

Tendrás que adaptar tu empresa al RGPD